Klubbens navn er HOLBÆK CYKELSPORT og har hjemsted i Holbæk kommune og på klubhusets adresse.
Stk. 1. Klubbens vision er at skabe rammerne for at dyrke cykelsport på alle niveauer i Holbæk og Omegn, samt styrke indsatsen for et socialt udviklende miljø for børn og unge, der ønsker at dyrke cykelsport.
Stk. 2. Klubbens mission er, at virke for at skabe et aktivt miljø for såvel motionisten som konkurrencerytteren.
Stk. 3. Klubbens mål er at motivere og forberede medlemmerne til at dyrke cykelsport, herunder motionsløb og licensløb gennem et sundt og udviklende træningsmiljø.
Klubben skal skabe rammerne for social udfoldelse og fællesskab, samt udvikle en positiv stemning og sikre en stor opbakning fra klubbens medlemmer.
Stk. 1. Klubben organiseres med 3 afdelinger:
• Landevej /licens
• Motion
• MTB / licens
Stk. 2. Aktiviteterne i de enkelte afdelinger skal fremme klubbens formål.
Stk. 3. Klubdragtens design og udseende skal anvendes i alle afdelinger.
Stk. 4. Klubben skal være tilsluttet de respektive nationale organisationer således at medlemmernes ønsker om aktiviteter kan efterleves.
Stk. 1. Som medlem af klubben kan optages enhver, der er fyldt 10 år, efter bestyrelsens godkendelse.
Stk. 2. Ved indmeldelse gøres nye medlemmer opmærksom på klubbens vedtægter og andre praktiske forhold, som findes på klubbens officielle hjemmeside. Medlemskab er ikke gyldigt, før der er betalt kontingent.
Medlemskabet indebærer en principiel forpligtelse til at medvirke til afvikling af klubbens aktiviteter.
Stk. 3. Klubbens medlemmer hæfter ikke personligt for de af klubben påtagne forpligtelser, idet klubben alene hæfter med sin formue. Klubbens medlemmer har ingen økonomiske forpligtelser overfor klubben, udover kontingent. Klubbens medlemmer har ikke krav på nogen del af klubbens formue eller udbytte af nogen art.
Stk. 4. Ethvert medlem skal efterleve dopingreglementet for bredde– og motionsidrætsudøvelse under DIF og DCU.
Overtrædelse kan medføre udelukkelse og eksklusion fra klubben.
Stk. 6. Intet medlem må stå i restance i mere end 3 mdr.
Manglende indbetaling af kontingent medfører udmeldelse af klubben.
Stk. 7. Hvis et medlem modarbejder klubbens interesser, eller opfører sig upassende, således at det kan blive til skade for klubbens anseelse, kan vedkommende midlertidigt, når flertallet af bestyrelsen stemmer derfor, udelukkes af klubben, og sagen vil blive forelagt den først kommende generalforsamling til afgørelse.
Stk.8. Stemmeret opnås ved det fyldte 14 år, samt efter mindst 3 måneders medlemskab.
Stk.9. Æresmedlemmer kan udnævnes af generalforsamlingen, hvis forslag herom er optaget på dagsordenen.
Stk. 1. Klubben ledes af en hovedbestyrelse.
I hovedbestyrelsen indgår en udvalgsformand for hver afdeling / udvalg.
Stk. 2. Hovedbestyrelsen vil bestå af minimum 7 medlemmer:
• Formand
• Næstformand
• Kasserer
• Sekretær
• Udvalgsformand for Landevej / Licens
• Udvalgsformand for Motion
• Udvalgsformand for MTB / Licens
Stk. 3. Hovedbestyrelsen vælges på generalforsamlingen for en 2- årig periode. 4 medlemmer er på valg i lige år, 5 medlemmer er på valg i ulige år.
Formanden og kassereren må ikke være på valg samtidig.
Hovedbestyrelsen konstituerer sig selv.
Stk. 4. På generalforsamlingen vælges endvidere:
• 3 bestyrelsessuppleanter
• 2 Revisorer
• 1 Revisor suppleant
Stk. 5. De enkelte udvalgsformænd sammensætter selv afdelingens organisation, som skal bestå af minimum 3 medlemmer.
Stk. 6. Bestyrelsen kan nedsætte ad hoq udvalg til varetagelse af tidsbegrænsede opgaver.
Stk. 7. Klubben tegnes ved underskrift af formanden.
Stk. 8. Ved køb, salg eller pantsætning af fast ejendom samt ved optagelse af lån, tegnes klubben af den samlede enige bestyrelse.
Bestyrelsen hæfter ikke personligt for de af klubben påtagne forpligtelser, idet klubben alene hæfter med sin formue.
Bestyrelsesmøder afholdes så ofte formanden finder det nødvendigt, eller når et bestyrelsesmedlem forlanger det. Bestyrelsen er beslutningsdygtig, når mindst 2/3 af medlemmerne herunder formanden eller næstformanden er til stede. Formanden - eller i hans fravær Næstformanden - leder bestyrelsesmøderne og har i tilfælde af stemmelighed den afgørende stemme.
Såfremt at et bestyrelsesmedlem udtræder af bestyrelsen, eller klubben, indtræder den valgte suppleant. Suppleanter indtræder i bestyrelsen i den rækkefølge, hvori de er valgt.
Stk. 1. Klubbens regnskab følger kalenderåret.
Regnskabets opbygning skal indeholde alle økonomiske forhold for klubben og tage udgangspunkt i en fælles konto / kasse.
Regnskabets opstilling skal være gennemskueligt og indeholde regnskab for de enkelte afdelinger, eventuelt som noter.
Stk. 2. Klubbens kasserer er ansvarlig for regnskabet. Regnskabet skal føres løbende, og på forlangende forelægges ved hvert bestyrelsesmøde.
Stk. 3. Udvalgsformanden for de enkelte afdelinger er ansvarlig for afdelingens økonomi. Alle afdelingens bilag skal godkendes af udvalgsformanden.
De enkelte afdelinger skal udforme et budget for det kommende regn-skabsår med særlig fokus på afdelingens eventuelle sponsor indtægter og f.eks. kommunale tilskud m.m.
Budgettet skal godkendes af bestyrelsen.
Stk. 4. De enkelte afdelinger kan uafhængigt eller i forening indgå aftaler med sponsorer.
De enkelte afdelinger kan uafhængigt eller i forening beslutte om afdelingens klubdragt skal fremstå med reklamer, sponsor logo mm.
Stk. 5. Sponsoraftaler og eller anden aftale om økonomisk støtte indgået af en afdeling, må ikke forårsage begrænsninger eller betingelser for andre afdelinger eller klubbens medlemmer som helhed.
Stk. 6. Sponsoraftaler skal godkendes af klubbens bestyrelse.
Stk. 7. Klubbens pengemidler indsættes på konto i pengeinstitut eller giro. De i bank eller giro stående midler, må kun kunne hæves af kassereren eller formanden. Betaling af udgifter udover dem som er fastlagt i budget skal godkendes af formand og kassereren.
Stk. 8. Kassereren skal i forbindelse med bestyrelsesmøder fremlægge udskrifter fra bank og regnskabssystem til foreningens revisorer, som dokumenterer sammenhæng mellem indestående i bank og bogføringen.
Stk. 9. Mindst en af revisorerne skal ha netbank adgang og bør foretage rutinemæssige kontroller af bevægelserne.
Stk. 10. Hvis dokumentation mangler, der opstår differencer eller øvrige uhensigtsmæssigheder skal formand eller næstformand orienteres og kassereren må fremlægge betryggende dokumentation eller forklaring.
Stk. 11. Hvis dokumentation eller betryggende forklaringer ikke kan fremskaffes bør kassereren træde tilbage omgående.
Generalforsamlingen er foreningens højeste myndighed. Kun den kan give, ændre eller ophæve vedtægterne. Generalforsamlingen indkaldes af bestyrelsen.
Den ordinære generalforsamling afholdes hvert år inden udgangen af februar måned. Medlemmerne skal indkaldes via klubbens officielle hjemmeside med mindst 21 dages varsel. Indkaldelsen skal indeholde dagsorden i henhold til vedtægterne. ( §. 8.)
Generalforsamlingen ledes af en dirigent, der vælges af forsamlingen. Dirigenten må ikke være et bestyrelsesmedlem eller revisor i klubben.
På generalforsamlinger og ekstraordinære generalforsamlinger kan kun træffes afgørelser vedrørende emner, der er optaget i den til medlemmerne meddelte dagsorden.
Ekstraordinære generalforsamlinger afholdes, når bestyrelsen måtte skønne det formålstjenligt, eller når mindst 1/5 af klubbens stemmeberettigede medlemmer fremsætter ønske herom.
Indkaldelse til ekstraordinær generalforsamling skal ske med samme varsel og på samme måde som den ordinære generalforsamling med angivelse af de til forhandling fastsatte emner.
Såfremt den ekstraordinære generalforsamling indkaldes efter ønske af medlemmerne, skal medlemmerne samtidig med begæringens fremsættelse, meddele hvilke emner der ønskes behandlet og bestyrelsen er herefter forpligtet til senest 14 dage efter at udsende indkaldelse til den ekstraordinære generalforsamling
Stk. 1. Generalforsamling gennemføres efter følgende dagorden:
Pkt.1. Valg af dirigent og referent
Pkt. 2. Formandens beretning
Pkt. 3. Kassererens fremlæggelse af det reviderede regnskab til godkendelse.
Pkt. 4. Fastsættelse af kontingent og godkendelse af budget.
Pkt. 5. Behandling af indkomne forslag
Pkt.6. Valg:
• Valg til bestyrelse
• Valg af suppleant
• Valg af revisor
• Valg af revisorsuppleant
Pkt.7. Eventuelt
Revideret regnskab og budget offentliggøres senest 5 dage før general-forsamlingen.
Forslag fra medlemmerne, der ønskes behandlet på generalforsamlin-gen, skal indsendes til formanden senest 8 dage forinden den afholdes.
Indkomne forslag offentliggøres senest 5 dage før generalforsamling på hjemmesiden.
Stk. 2. På generalforsamlingen afgøres alle sager, bortset fra vedtægtsændringer, ved simpelt stemmeflertal.
Kun medlemmer med gyldig kvittering på betalt medlemskab kan afgive stemmer på generalforsamlingen. Der kan stemmes via fuldmagt til generalforsamlingen. Et fremmødt medlem kan kun medbringe én fuldmagt.
Afstemningen kan ske ved håndsoprækning, dog skal afstemning ske skriftligt, hvis blot en af de tilstedeværende kræver det.
De på generalforsamlingen vedtagne beslutninger og behandlede sager indføres i klubbens forhandlingsprotokol, der underskrives af dirigenten.
Ændringer af klubbens vedtægter kan kun vedtages, når mindst 2/3 af klubbens stemmeberettigede medlemmer stemmer for på den ordinære generalforsamling.
Er det krævede antal ikke til stede, kan bestyrelsen indkalde til ekstra-ordinær generalforsamling, der tidligst kan afholdes 21 dage efter.
Der skal i indkaldelsen redegøres for forslaget.
Den ekstraordinære generalforsamling er kun beslutningsdygtig såfremt 1/3 af klubbens stemmeberettigede medlemmer er til stede.
Vedtægtsændringer kan vedtages, hvis 2/3 af de fremmødte stemmer for.
I modsat fald skal der indkaldes til en ny ekstraordinær generalforsamling, der tidligst kan afholdes 2 uger efter.
Denne generalforsamling er beslutningsdygtig uanset det mødte antal. Vedtægtsændringer kan her vedtages ved almindeligt stemmeflertal.
Klubbens opløsning kan ikke finde sted, hvis 3 medlemmer stemmer imod.
Klubbens opløsning kan ikke finde sted før klubbens pengemidler er afviklede. De tilstedeværende midler, formue eller ejendele, kan ingenlunde deles, men skal tilfalde en idrætsforening i Holbæk kommune med fokus på ungdomsarbejde.
